Uitdaging
Het Backoffice team bij VGZ werkt al een tijdje volgens de Scrum-methode, maar is nu klaar voor de volgende stap. De belangrijkste vraag is: Hoe kunnen we nog meer uit ons team halen? Aan Maikel Munsters de vraag om het team te begeleiden naar de volgende volwassenheidsfase die recht doet aan de snelheid van de dag, maar ook goed aansluit bij het team.
Onze oplossing
Elke verandering begint met het goed begrijpen van de huidige situatie. Wat gaat er goed? Waar lopen teamleden tegenaan? Wat zijn de frustraties of obstakels? In de beginfase nam Maikel daarom de tijd om met teamleden te spreken, hen te observeren tijdens Scrum-events en deed hij een Scrum-assessment om de huidige werkwijze te evalueren en inzicht te bieden in de mate waarin Scrum al geïmplementeerd is.
Terwijl hij deze informatie verzamelde, werd het voor Maikel steeds duidelijker dat Kanban mogelijk beter zou passen bij het team. Hij besloot echter te wachten op het moment dat het team zelf met deze suggestie kwam. Zodra dit gebeurde, haakte hij hierop in en gaf hij een presentatie over de verschillen tussen Scrum en Kanban. Dit alles deed hij in samenspraak met de resourcemanager.
Vervolgens stelde het team, op basis van de punten die ze willen aanpakken en de theorie, een eigen werkwijze op die meteen in de praktijk wordt gebracht. Daarbij schakelden ze over van Scrum naar Kanban.
In de maanden daarna werkt het team, onder leiding van Scrum Master Maikel Munsters, verder aan het verfijnen van deze werkwijze. Dit doet het team door regelmatig retrospectives te houden, processen te evalueren en waar nodig aanpassingen te maken op basis van de ervaringen en inzichten die ze opdoen in de praktijk.
{{quote}}
Resultaten
De overstap van Scrum naar Kanban leidde tot merkbare verbeteringen. Niet alleen werd de werkwijze volledig gedragen door het team, maar ook het resultaat was duidelijk:
- De gemiddelde Cycle Time voor product backlog items werd met 28% verminderd, wat resulteerde in een kortere doorlooptijd.
- De Throughput van product backlog items steeg met 19%, wat aangeeft dat het team in dezelfde periode meer werk kon voltooien.
- De gemiddelde Lead Time voor bugs daalde met maar liefst 67%, waardoor problemen sneller opgelost konden worden.
Daarnaast zorgde Kanban voor:
- Meer overzicht en flexibiliteit.
- Minder overbodige overleggen en administratie.
- Meer focus en rust binnen het team.
- -28%De gemiddelde Cycle Time voor product backlog items werd verminderd, wat resulteerde in een kortere doorlooptijd.
- +19%De Throughput van product backlog items steeg, wat aangeeft dat het team in dezelfde periode meer werk kon voltooien.
- +67%De gemiddelde Lead Time voor bugs daalde, waardoor problemen sneller opgelost konden worden.
Conclusie
De overstap naar Kanban heeft niet alleen het team naar een hoger volwassenheidsniveau gebracht, maar heeft ook twee andere teams op de afdeling geïnspireerd om dezelfde stap te zetten. Het resultaat is duidelijk: het team werkt efficiënter en sneller, en de implementatie heeft veel positieve energie binnen het team losgemaakt, maar ook andere teams geïnspireerd om hetzelfde pad te volgen.
“Je hebt dingen voor elkaar gekregen waar ik van had verwacht dat dat langer zou duren. Het switchen van werkwijze (scrum naar kanban) ging sneller dan gehoopt en werd ook gedragen door het team. Daarbij heb je de teamspirit een boost gegeven, door het team bij de hand te nemen en goede events met goede werkvormen toe te passen.”
“Je hebt écht iets gebracht en je wordt geaccepteerd door het team. Alles wat je doet bereid je goed voor. Pakt af en toe de theorie erbij en dat vind ik prettig. Je hebt daarbij het team aan het denken gezet of de manier waarop we werkte wel de juiste manier is. Ik hoop dat we nog samen kunnen blijven werken.”
